中国科学院所属单位经济活动内部控制规范(一)
发布时间:2014-01-08 13:51:19

第一章        

第一条 为了推动院属单位建立健全内部控制制度,提高风险防范能力和经济活动管理水平,依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》和《中国科学院章程》等规定,制定本规范。

第二条 内部控制是指由院属单位制定并由全体员工共同实施的、旨在保证经济活动合法合规、财务信息真实准确、国有资产安全完整,提高经济活动效率效果的一系列控制活动。

第三条 单位法定代表人对内部控制的建立健全和有效实施负责。单位领导班子成员根据职责分工和授权,负责组织主管工作领域内部控制的建立健全与有效运行。单位根据需要可以成立内部控制委员会,协助法定代表人组织实施内部控制相关工作。

第四条  单位应完善法人治理结构,严格遵守不相容岗位相分离、制约和监督的原则,合理设置部门和岗位,明确权责分工,细化控制流程,建立责任追究机制。

单位应建立关键岗位定期轮岗制度并有效实施,关键岗位的设置、人员配备应符合国家和院有关要求。对涉及技术保密等重要或关键岗位,要实行离岗限制,明确离岗后保密等责任。

单位应强化岗位技能培训和诚实守信、勤勉尽责职业操守教育, 提高职业道德素养和专业胜任能力;应完善激励约束和责任追究机制,落实考核奖惩制度,促进内部控制的有效执行。

第五条  单位建立和实施内部控制,应当遵循重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则。单位应对内部控制制度的健全性、合理性和有效性进行定期评估和持续改进。充分发挥财务、审计和纪检、监察的作用,建立有效的信息反馈机制。

第二章       预算控制

第六条  本章所称预算仅指部门预算及单位内部细化预算,科研项目和基建项目经费预算控制执行本规范中《科研项目控制》和《工程项目控制》章节的相关规定。

第七条  预算管理责任

一、所长办公会负责部门预算上报方案的审批,对单位内部年度细化预算、重要项目预算以及追加调整预算的合理性进行审批。

二、单位应成立由所领导、职能部门负责人等组成的预算管理委员会。预算管理委员会负责拟订预算目标和预算政策,审议年度预算草案,协调解决预算管理中的问题,对预算执行情况进行考核监督。

三、财务部门牵头组织预算管理工作,具体负责预算汇总编报、综合平衡,落实预算执行监督、控制、分析等日常管理工作。

四、科技、人事、资产等其他管理部门负责业务范围内的预算编制,落实预算执行计划,协助做好预算管理相关工作。

第八条  预算编制流程控制

一、预算管理委员会根据单位发展战略和工作计划,综合考虑宏观政策变动、对外竞争能力、内部环境变化等因素,统筹规划经济资源配置,制定预算编制政策,明确预算编制具体内容与要求。

二、预算执行部门根据预算编制要求,结合部门工作目标与计划,编制预算和执行计划,报主管领导审核后送交财务部门。

三、财务部门通过与执行部门进行沟通,复核上报预算,汇总编制单位财务预算草案,提交预算管理委员会审议。

四、预算管理委员会审议财务预算草案,提出预算调整意见。

五、财务部门与有关预算执行部门根据预算管理委员会的调整意见,修订、调整预算。

六、预算管理委员会对已修订调整的预算再次进行审核,确定年度预算方案。

七、单位内部预算报所长办公会审批后执行。部门预算经国家和中国科学院批准后执行。

第九条  所有收支必须全部纳入部门预算范围,统一核算和管理。单位历年结余资金应根据事业发展的需要纳入年度预算安排使用。

第十条  单位应当建立预算执行动态监控与反馈报告机制,定期分析预算执行差异,研究、解决预算执行中存在的问题,提出改进措施。

第十一条  收入预算执行控制

一、收入计划控制。单位应该制定收入计划,进行收入责任分解,对收入时间与进度进行安排。

二、收入合同控制。除财政稳定支持事业经费拨款收入外,其他科研课题收入、技术转让及服务性收入、产品销售收入、经营收入等,一般需要签订合同,确保各项收入应收尽收。

三、收费许可控制。单位对行政事业性收入必须按国家规定办理收费许可证,并严格按照批准的收费范围和标准收费。

四、应收款管理与催收。财务部门应当按往来单位设置应收款台账,及时下达收款通知,定期进行对账。业务部门负责对往来单位进行信用管理,并负责款项催收。单位应建立并落实清收制度和责任追究制度。对已核销的坏账收入应当进行备查登记,做到账销案存。

五、收入审核与确认。财务部门要将实际收款与收入合同与发票核对,发现不一致的要及时查明原因并采取补救措施,防止收入流失。收到的款项应及时确认收入。

六、各项收入应当由财务部门统一收取,其他部门和个人未经批准不得办理收款业务,严禁设立账外账和“小金库”。

第十二条  支出预算执行控制

一、单位应该按照业务性质和支出金额划分支出控制责任,明确审批权限和支出业务流程,经办、证明、验收、审批等相关人员应对业务的真实性、合法性负责。

二、重要业务支出应当由单位领导班子集体决策应该签订合同,并由二个或二个以上人员共同经办。应加强会议费、劳务费、差旅费、外协经费、设备采购、材料采购和国际合作交流费等关键支出业务控制。

三、已经列入年度预算的大型会议及购置事项,在具体执行时应该提交执行预算,进一步明确细化预算项目,按照决策权限进行审批后执行。

四、劳务费发放应符合劳务费发放标准和劳务费预算。劳务费应由人事薪酬管理部门进行专业审核,业务真实性由经办部门和相关人员负责。

五、加强对“三公”经费的控制,严格执行经费预算和开支标准。各单位可以建立招待费和出国费登记备案制度,完善控制措施。

第十三条  预算下达后不得随意调整。确需调整的,按照以下程序调整。

一、预算执行部门根据预算执行情况及其存在的问题,提出预算调整申请。

二、财务部门根据单位资金状况,提出对预算调整申请初步审核意见。

三、预算管理委员会根据预算调整事项的轻重缓急,结合单位发展战略和经济状况,对预算调整申请和财务初审意见进行审核,提出预算调整方案。

四、预算调整方案经所长办公会批准后报上级主管部门审批,不用上报的直接执行。

第十四条  单位应该建立健全预算管理的激励约束机制,完善预算考核监督办法。预算管理委员会要定期组织预算执行考评,并根据考核结果,落实奖惩措施。

第三章       合同控制

第十五条  本规范所称合同仅指单位在科研生产和管理活动中与相关自然人、法人及其他组织为了设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的经济合同。经济业务执行期较长、金额较大、关系比较复杂的事项应签订合同。

第十六条  合同管理责任

一、单位应按合同分类分别指定合同归口管理部门,对各类合同实施集中规范管理。合同归口管理部门负责制定有关合同管理办法,负责合同内容完整性审核、合同各要素审核、合同执行监督和合同纠纷处理,负责就重要合同咨询法律顾问的意见。

二、合同承办部门负责合同洽谈,拟定合同草案,根据授权签订合同,以及负责合同的履行。

三、财务部门参与重要合同经济性条款的审核和执行监督。

四、资产管理部门负责按合同组织、协调资产验收与交付。

五、档案管理部门负责指导合同归口管理部门及时将各类合同分类立卷归档管理。

第十七条  单位应建立合同授权管理制度。重要合同由法定代表人亲自签署,一般合同可授权其他主管领导、部门负责人或者其他人员代为签署。合同授权应该明确授权对象、授权范围和期间。受托人对签署的合同负直接责任,对受托责任的履行情况向委托人报告,并接受监督。

第十八条  签订政府采购合同按照财政部有关规定执行,签订其他合同一般应遵循以下程序。

一、细化合同标的,明确合同数量、质量、技术标准。

二、询价与意向谈判。询价与谈判人员一般不少于两人,与合作单位存在利害关系的应向单位声明,未经批准的必须回避。重大合同谈判应当成立谈判小组。谈判过程中的重要事项应当予以记录并归档。

三、草拟合同。国家或行业规范合同文本无法完全表达意见时,双方应通过补充合同加以约定。

四、合同的审核。合同承办部门将合同送各责任部门进行审核,必要时应委托法律顾问进行咨询。合同修改意见较多的,应提请有关部门进行会审。

五、合同审批。根据单位的决策权限,法定代表人或其授权委托人在各自的范围内审批,不得越权审批。受托人参与谈判的,要提交委托人或者其上级管理人员审批。属于所长办公会决策范围的,应以所长办公会记录为审批依据。

六、合同签章。各相关责任人按照合同签批权限签署合同,印章管理部门以签批意见为依据加盖单位合同专用章或公章,并对签章情况进行登记。

第十九条  合同、补充合同及其附件、与合同相关的公文信函、合同方身份资料、合同审批资料等,应该统一编号归档。

第二十条  重要合同应由合同双方当事人当面签署;需本单位先行签署的合同,应当在合同上加盖骑缝章。

第二十一条  合同承办管理部门要加强对合同履行情况的监控,应根据合同编号建立合同台账,记录业务进展情况和收付款情况。

第二十二条  合同变更或解除应经双方协商一致,不能达成一致意见时,应申请仲裁或法院裁决。合同变更与解除的审核程序与合同订立审核程序相同。

第二十三条  合同执行过程中出现违约和纠纷时,合同承办部门应该及时与合同归口管理部门协商处理办法,并向单位领导报告。必要时应该咨询律师的意见。

第二十四条  合同承办部门对合同内容的实现情况应进行验收,必要时应该组织相关管理部门和专家对合同进行验收,验收意见作为财务结算依据。

第二十五条  合同归口管理部门应定期对各部门履行合同管理责任的情况进行检查,发现问题应及时向主管领导报告,并采取合法有效措施予以纠正。对违反规定的程序和要求,对合同管理事项造成损失的,应追究相关当事人的责任。

第四章       工程项目控制

    第二十六条  工程项目是指单位为了满足科研管理需要,按照国家规定的管理程序,利用各种资金委托施工方建造工程的一系列活动,包括基建工程项目和纳入基建程序管理的维修改造项目。

第二十七条  工程项目管理责任

为了加强工程项目管理和监督,单位应分别成立由基建分管领导、工程技术、项目用户代表、基建管和财务管理等相关人员组成的工程项目管理小组,由纪委书记、纪检、监察、审计人员和职工代表等人员组成的工程项目监督小组。相关责任分工如下:

一、工程项目管理由单位法定代表人负领导责任,工程项目分管领导负直接责任。工程项目管理小组负责协助单位领导对工程项目管理进行综合协调。

二、基建管理部门为工程项目归口管理部门,负责工程项目可行性研究、立项申报、工程项目组织和实施过程管理工作。负责年度投资计划、预算的编制与执行,组织工程项目验收与资产交付。

三、财务部门负责资金筹措与资金使用控制,以及申请用款计划,负责工程项目成本核算与财务决算。

四、工程项目使用部门负责提出工程项目功能需求,协助工程项目设计,参与工程项目监督与验收。负责依据工程进度,编制年度预算和用款计划,按计划执行预算。

五、工程项目监督小组负责对工程项目决策、执行、验收等全过程进行监督,负责组织项目结算审计与项目竣工财务审计。

六、资产管理部门负责按照固定资产管理规定,组织对基建交付资产进行验收、登记和使用管理等。

七、档案管理部门负责指导基建管理部门及时将工程项目的各类资料分类、立卷归档,并保管档案。

第二十八条 工程项目立项程序控制

一、工程项目使用部门提出使用需求。

二、基建管理部门对使用部门的需求进行汇总审核,根据基本建设规划和单位的实际,进行初步论证,提出工程项目建议方案。

三、工程项目管理小组对工程项目建议方案进行审核。

四、所长办公会对工程项目进行初步决策。

五、基建管理部门编制可行性研究报告,经相关部门批准后编制初步设计与概算。编制工作可委托中介机构开展。

六、工程项目管理小组对可行性研究报告、初步设计与概算行审核,报所长办公会批准。

七、基建管理部门按照国家、地方有关规定向主管部门进行申报。项目申报中出现变更要按照内部决策程序报告。

第二十九条  工程项目投资计划与预算控制

一、工程项目主管部门应该按照批复的项目初步设计与概算以及项目进展情况,如实编制项目投资计划。经单位分管领导同意后报上级主管部门。

二、基建管理部门要与工程项目主管部门和财务部门密切配合,按照有关规定共同编制项目预算,细化预算支出。

三、下达的投资计划和预算必须严格执行。计划和预算无法执行时,应及时向批复部门申请调整。