中国科学院所属单位经济活动内部控制规范(二)
发布时间:2014-01-08 13:50:45

第三十条  工程项目招标程序控制。设计、施工、监理、审计和重要设备等招标应执行以下招标程序。

一、基建管理部门牵头制定招标文件,明确标的内容、范围、技术标准、招标程序、招标方式、投标人实力与资质要求,按规定委托招标代理单位代理。

二、工程项目管理小组审核招标文件,如有需要可以聘请专家会同审核。

三、基建管理部门按规定发布招标公告。

四、工程项目管理小组按规定程序组织资格审查,初步拟定入围单位,报所领导批准。公开招标工程项目由招标中心进行资格审查并确定入围单位。

五、工程项目监督小组参与委托造价咨询公司进行标底制作或者标价测算。

六、单位应委派基建管理部门和工程项目监督小组代表参与公开招标工程项目的评标监督。非公开招标工程项目由工程项目管理小组负责组织招投标工作,由工程项目监督小组负责监督。

七、工程项目管理小组与中标候选单位依次进行合同洽谈,报所长办公会批准后签订工程项目合同。

第三十一条  工程项目变更程序控制。工程项目变更管理实行分级控制,对工程质量和造价影响较小的一般性变更由主管领导决策,重大变更报所长办公会决策。重大工程项目变更必须执行下列程序:

一、施工单位、使用部门和基建管理部门等部门提出变更申请。

二、监理单位分析变更对质量、工期、造价的影响,并提出处理建议。必要时应征求造价咨询公司和项目设计单位的意见。

三、工程项目管理小组和工程项目监督小组对变更事项进行研究,提出处理意见。

四、主管领导和所长办公会根据决策权限进行决策,必要时应召开决策听证会,征求有关方面的意见。

第三十二条  工程价款支付程序控制

一、施工单位按合同规定申报工程进度,并提交工程款支付申请。

二、工程监理、审计和基建管理部门对工程项目进度进行审核,根据合同条款,提出工程项目进度款支付限额意见。基建管理部门提出付款建议,报主管领导审批。

三、主管领导按照有关管理审批权限进行签批,重大事项应报所长办公会研究讨论。

四、财务部门审核原始凭证,并根据合同和审批意见付款。

第三十三条  工程项目后期管理控制

一、造价审计。竣工结算资料必须经过监理和基建管理部门审核后,由工程项目监督小组委托造价咨询公司进行审计。

二、竣工验收。在专业验收的基础上,基建管理部门应组织有关专家和使用部门对工程项目进行验收,对验收过程中发现的问题督促施工单位进行整改。

三、财务决算与审计。财务决算前,基建管理部门应对自购工程物资进行清理,财务部门应对工程往来账款进行清理。财务决算完成后,由工程项目监督小组聘请中介机构进行工程项目竣工财务决算审计。

四、资产交付。通过验收的工程项目,基建管理部门应及时办理资产交付手续。资产管理和使用部门对照资产交付清单逐一核对验收。交付资产应及时入账,不得长期形成账外资产。

五、工程项目的档案归档。对工程项目档案进行清理,移交档案管理部门统一归档

六、对于已验收的建设项目,及时到地方有关部门办理房地产权、户籍等手续,并同时登记院房地产管理系统。

第一章       科研项目控制

第三十四条  科研项目管理责任

一、所长及科研主管领导对科研项目管理负领导责任。

二、所学术委员会负责对重要科研项目的设置、变更等事项进行审核把关。

三、科研管理部门是科研项目归口管理部门,负责组织协调项目申请、执行、结题验收等全过程的监督管理。

四、研究室(中心)负责对本室(中心)的科研项目进行统筹协调,进行技术支持与业务把关。

五、课题组负责科研项目的策划、实施、验收等全过程的工作。

六、财务部门参与制订单位内部科研项目经费管理政策,配合科研项目负责人编制预算、决算,监督科研项目资金使用及预算执行。

七、资产、审计、成果专利、档案、安全保密等部门和人员依据科研项目类别和职责对项目进行相关管理。

第三十五条 科研项目立项控制

一、科研管理部门组织立项申报。

二、科研人员提出项目建议。

三、研究室(课题组)对项目建议合理性提出初步审核意见。

四、科研、资产、财务等部门对申报项目进行专项审核。重大项目应征求学术委员会的意见。

五、研究所内部项目的开立报所长办公会审批,对外申报项目报科研分管领导审批。

六、科研管理部门根据《项目任务书》、委托协议等文件,下达《立项通知书》。

第三十六条 科研项目经费预算控制

一、项目负责人按照相关管理规定,编制与执行项目经费预算,并对预算的真实性、合理性和相关性负责。

二、科研管理部门、财务部门负责审核项目经费预算,监督预算执行。

三、科研项目经费支出应以批复的预算为依据,特别是对外协作、设备购置、劳务、出国等费用,一般不得无预算和超预算开支。预算确需调整的,项目负责人应当及时按规定程序办理预算调整报批手续。

四、项目承担单位应对加强对外协单位资质与能力的审查,存在利益关系的,当事人要向单位声明并主动回避。外协业务应签订合同,单位对合同履行情况要进行验收。

第三十七条 科研项目子课题经费控制

一、   项目承担单位拨付子课题经费应以经批准的项目任务书为依据,并明确细化子课题经费预算内容。

二、   项目承担单位应加强对子课题经费预算执行情况的监督检查。

第三十八条  科研项目结题流程控制

一、科研管理部门按照项目结题时间提前通知项目负责人和财务部门进行项目结题准备。

二、项目无法按照计划结题时,项目负责人应按规定向主管部门申请延期结题。

三、项目负责人应协助财务部门编制项目财务决算,配合对拟结题的项目开展财务审计、验收工作,发现问题必须按规定及时整改落实完成。

四、项目验收通过后,科研管理部门应按规定及时下达结题通知。已结题项目除认定的后续支出外一般不得开支其他内容,财务部门应及时办理结账手续。

第三十九条 科研项目转移流程控制

科研项目从原项目承担单位转移到其它单位应执行以下流程:

一、项目负责人转移项目应首先征得项目主管部门或委托单位同意,然后向科研管理部门提出申请,并提出人员、资产和经费等项目遗留问题的处理办法。

二、科研管理部门组织对拟转移项目研究进展情况和经费收支情况进行全面的清理,对项目依托人员、研究生安置、剩余经费、往来款项处理、设备处置以及知识产权归属等问题提出初审意见,报所长办公会或项目主管部门审批。

三、经批准后,科研管理部门与新的依托单位协商一致后签订转移协议。

四、财务部门根据转移协议和审批意见办理经费划转。

第四十条  科研项目因故终止,应以项目主管部门通知或委托单位协议为依据,科研管理部门和财务部门应组织进行项目清理和财务清算,并提出处理意见,经所长办公会批准后进行处理。

第二章       采购控制

第四十一条 本章所称采购是指以合同方式有偿取得货物的行为,不含工程建设、服务采购管理。

第四十二条 采购管理责任

一、资产分管领导对单位采购工作负领导责任。

二、使用部门负责编制采购计划、预算,参与货物采购、验收、设备安装调试以及日常管理工作。

三、科研部门负责组织科研仪器设备采购计划、预算的审核。

四、资产管理部门负责审核汇总各部门的物资采购申请计划,编制本单位年度采购总预算,负责组织重要物资的统一采购、验收、出入库等日常管理。

五、财务部门协助资产部门和使用部门编制单位采购年度预算,负责采购事项的会计核算与财务监督。

第四十三条 采购计划与预算控制

一、采购计划要以单位发展战略和科研管理需要为依据。由各使用部门提出相关采购需求计划,经资产管理部门初审同意后,报所长办公会审批。

二、采购预算纳入单位整体预算范围,由各部门根据审定的采购计划,制定年度采购预算,由财务部门对采购预算资金实行统筹规划和执行控制。采购活动应严格执行预算,超预算或预算外的,未经批准不得采购。

第四十四条 采购执行流程控制

一、请购。使用部门提出采购申请。

二、审核。采购货物申请报资产管理部门进行审核,对金额较大和技术性较强的采购业务,应组织专家进行论证。

三、审批。主管领导或者部门负责人根据授权批准的权限进行审批。

四、询价与概算。采购、使用等部门要对拟购物品进行比质比价,了解供应商的信誉、供货能力等情况,确定合同概算。

五、招标。达到规定限额标准的项目,应按规定进行招标。

六、签订合同。根据询价、招标结果,确定供应商并签署采购合同。

七、验收。资产管理部门组织验收时必须查验货物,与采购合同不符的不得签字验收,并及时通知采购部门进行处理。

八、付款与报销。采购部门负责办理借款和报销手续,财务部门对采购合同、发票、结算凭据、验收资料等相关凭证进行审核后付款。

第四十五条 采购方式控制。单位可以按照不同物资的价值和重要程度,确定合适的采购方式。

1.贵重金属或稀有金属材料采购以及采购批量较大、批次较多、涉及多部门需求的物资,一般应该由资产管理部门进行统一采购。不能统一采购的,应指定专人进行采购。

2.购置大型仪器设备等必须成立采购小组,对拟购置设备情况进行考察和技术论证,并提出购置方案和综合配套方案。进口设备和政府采购设备按有关规定办理。

第四十六条 预付款和定金必须有合同依据。逾期未报销的应查明原因,及时处理。大笔采购一般应预留质量保证金的,质量保证金必须在期满验收合格后支付。
  
第四十七条 采购物资的收、发应该手续齐全,并建立台账反映物质保管和使用情况。贵重金属或稀有金属材料应专库管理,精确计量。

第三章       固定资产控制

第四十八条  固定资产管理责任

一、资产分管领导对单位固定资产管理负领导责任。

二、资产管理部门负责组织编制固定资产购置计划、预算、验收、入库领用、调拨处置、资产清理盘查等管理工作。

三、财务部门负责资产核算,并定期与资产管理部门对账,审核固定资产计划与预算。

四、使用部门负责按固定资产使用手册和操作规程进行日常的使用、维护管理。 

第四十九条  固定资产的验收入库、领用保管

一、验收入库。单位取得的固定资产,必须由资产管理部门、使用部门及相关技术部门,按照固定资产清单和有关合同进行验收。捐赠资产验收以捐赠协议为依据,划拨资产以主管部门通知为依据。验收不合格的按相关约定处理,待具备条件后再组织验收。验收合格的应及时办理入库手续。

二、领用保管。领用部门应明确资产使用和保管责任人,使用和保管责任人必须在固定资产领用单和固定资产卡片上签字确认并妥善保管。贵重或危险的固定资产,以及有保密等特殊要求的固定资产,应当指定专人保管、专人使用。

第五十条  固定资产维护与维修控制

 一、固定资产责任人应按固定资产使用手册进行操作,并负责日常维护保养。需要维修的应向资产管理部门申报。

二、资产管理部门应对维修申请进行审核,提出维修、更新等处理意见,报主管领导批准后执行。

三、重要设备应该委托专业管理单位提供日常维修保养和技术支持。

第五十一条  固定资产出租、出借应当进行必要的可行性论证,并提出申请,按有关规定报批、报备。出租、出借的资产实行专项管理,取得的收入应当纳入预算,统一核算和管理。对外提供服务的大型仪器设备等资产,须制定专门管理办法,保障设备安全和有效使用。

第五十二条  资产管理部门每年组织对固定资产进行全面清查盘点,发现盘盈盘亏的应查明原因,按审批权限上报批准后,及时调整固定资产账目。