中国科学院所属单位经济活动内部控制规范(三)
发布时间:2014-01-08 13:49:28

第五十三条  固定资产处置包括报损、报废、报失、转让、调拨和捐赠等,应执行以下程序:

一、处置申请。使用部门根据资产使用状况和使用需求提出处置申请,报资产管理部门。

二、原因鉴别。资产管理部门对申请进行核实,组织有关专家进行技术鉴定并出具鉴定意见。车辆等有特殊管理要求的资产,以相关专门机构意见为依据。

三、资产评估。资产转让、置换、投资等须按规定委托资产评估机构进行评估,资产评估结果按有关规定报批、报备。

四、审批。处置资产应按照审批权限报单位主管领导或所长办公会审批。并按照规定报主管部门或国家有关部门报批或报备。

五、处置。资产处置应当遵循公开、公正、公平的原则,数量较多或价值较高的,应通过拍卖等市场竞价方式公开处置。资产处置收入按规定上缴国库,实行“收支两条线”管理。

六、责任追究。因个人原因造成资产损失的,应追究个人的责任。

第五十四条 闲置不用的资产应及时办理退库手续,退库资产应指定专人管理。责任人员、管理部门等发生变动时应首先办理变更登记手续,未经批准不得自行变更。

第五十五条  对需要办理产权登记手续的房屋等固定资产,有关管理部门应及时办理有关手续。

第五十六条  对野外台站的固定资产、施工工地直接购买使用的固定资产的验收和管理问题,各单位要通过照片、视频、委托他人验收和定期清盘等方式,加强对资产真实性的监督。

第一章       对外投资控制

第五十七条  对外投资管理责任体系:

一、所长办公会负责对外投资决策的审批。

二、单位应明确对外投资归口管理部门,负责组织对外投资可行性研究,投资协议洽谈和协议执行,投资日常管理。

三、财务部门参与对外投资协议的审核,负责对外投资和投资收益的财务管理与全面及时准确地进行核算。

四、资产、成果等管理部门负责按投资协议转移固定资产和成果专利等无形资产。

第五十  对外投资的立项控制

一、投资归口管理部门负责组织有关人员或者委托咨询机构对投资项目进行可行性研究, 并提出对外投资建议。

二、投资归口管理部门应当组织人员进行投资可行性评估,评估报告须由所有评估人员签字认可。评估人员应执行回避制度。

三、对外投资方案及拟投入科技成果的奖励方案,提交所长办公会审核,并按规定报主管部门审批。

四、投资归口管理部门根据所长办公会的决定,签订投资意向协议,并向主管部门办理对外投资审批手续。

五、经批准后,投资归口管理部门应该按照规定对拟投入的非现金资产进行价值评估,评估结果按照规定报批、报备。

第五十九条  对外投资执行控制

投资归口管理部门负责按照批准的投资方案组织实施,实施过程中需要变更方案时必须按照程序进行审批。

一、与相关单位签订正式投资协议,明确双方出资时间、金额、出资方式与违约责任,商定公司管理架构等重大问题。

二、参与起草与修改公司章程。

三、监督合作伙伴按照协议投入资产,被投资单位按照规定进行验资、注册或工商变更。

四、资产管理部门按照规定办理国有资产产权登记,财务部门按照投资协议和验资结果入账核算。

五、实施过程中所形成的投资协议、公司章程、验资报告、工商注册等文书资料归档保管。

第六十条 股权日常管理控制

一、单位应根据公司章程和投资协议,向被投资单位派出代表,代表单位参加董事会、监事会等管理和监督机构,履行决策管理权限。单位应建立代表人工作报告制度、业绩考评与轮岗制度,以及重大事项决策前请示与授权制度,明确派出代表的表决权限。

    二、投资归口管理部门应对投资项目进行跟踪管理,及时掌握被投资单位的财务报告与审计报告,了解投资单位的财务状况和经营成果,定期形成对外投资项目分析报告。

三、派出代表人应认真履行职责,积极主张投资权利,各种会议重要决议事项应及时向所长办公会报告。及时收取投资收益并纳入单位财务核算。

四、单位应当定期与被投资单位核对投资,对相关权益证书应当指定专人保管,并定期检查。严禁未经授权的人员接触权益证书。

第六十一条 对外投资处置控制

一、转让股份须向主管部门提出申请,经批准后委托具有资质的评估机构进行资产评估,确定转让参考价格,并按照规定在产权交易市场进行交易。资产评估结果按照规定报主管部门备案。

二、被投资公司终止经营进行清算的,单位应该制定应对措施,参与清算工作。清算后收回的投资,单位要由专人负责跟踪处理。

三、核销对外投资,应取得被投资单位破产或者其他相关法律证明文件与文书,按照审批权限分别报所长办公会或主管部门批准。

四、财务部门应根据对外投资处置批准文件、资产回收清单、工商注销证明等相关原始资料,及时进行会计处理。收回的资产应纳入单位统一管理与核算。

第二章       货币资金和票据控制

第六十二条 货币资金管理责任

一、财务部门负责人负责建立健全货币资金管理制度,负责制度实施的综合协调与落实情况的检查监督。

二、财务审核人员负责对已经审批同意的收支原始凭证进行审核。

三、出纳人员负责按照财务审核意见收付货币资金,开具票据。负责保管库存现金、有价证券等。出纳不得负责银行对账。

四、业务审批人员负责审批授权范围内的业务事项以及资金支付和报销申请。

五、业务经办人员负责办理货币资金申领和报销手续,保管和使用领取的现金和银行票据。

第六十三条 货币资金收入流程控制

一、业务经办。业务经办人员收集合同、发货单、收款凭据等证明收款权利的资料。

二、业务部门复核。业务部门对有关原始资料进行复核,并开具收款通知,明确收款标准与内容。

三、财务审核。财务审核人员对业务部门提交的资料进行审核,确保应收尽收和进行合理的账务处理。

四、出纳收款。出纳根据审核意见收取款项。

第六十四条 货币资金支出流程控制

一、支付申请。经办人借款和报销必须以合理的事由和合法真实的原始凭据为依据,大额资金支付必须附合同、协议或会议决议。

二、支付审批。审批人对支付请求的真实性、合法性和合理性进行审核并签署意见。

三、财务审核。财务审核人员对有关合同协议及原始单据的合规、合法性以及费用支出的合理性进行审核。

四、办理支付。出纳以已审凭证为依据支付现金和签发支票,并在已经付款的凭证上加盖付讫章。签发支票应进行备查登记。

第六十五条 现金管理

一、出纳以外人员未经财务部门授权不得办理现金收付。需单独设置收款员岗位的,须经单位领导批准,明确工作职责与要求。收款员工作接受财务部门业务指导与监督,只能办理收款业务并及时缴存。

二、财务收取的现金收入应及时缴存银行,不得坐支,不得白条抵库。

三、要严格按照规定范围使用现金,要严格执行公务卡结算的有关规定,减少现金的使用。

四、出纳保管的现金应做到日清日结,当天库存现金超过限额的必须送存银行。单位保险柜不得存放个人现金等  财物。

五、财务部门负责人或者其他指定人员应不定期地对库存现金进行监盘,每月至少检查监盘一次。发现现金盘盈盘亏的,要查明原因报批后及时处理。

六、单位应该加强对出纳存、取款路途的安全保护工作。出纳存、取款途中不得办理其它非银行业务事项。

第六十六条 银行存款的管理

一、单位开立、变更、撤销账户时,必须由财务部门提出申请,报主管领导批准后向上级主管部门、财政部门办理申请、报批及备案手续。

二、单位应当严格遵守银行结算纪律,银行预留印鉴必须分人管理,支票领取人应该签字确认。一般不得签发收款单位和金额未定的转账支票。

三、货币资金收支要及时进行账务处理并定期进行银行对账。银行存款对账单或调节表必须由相关人员签字确认。

四、实行网上交易、电子支付等方式办理货币资金支付业务的单位,应严格按照有关规定落实岗位责任,防范支付风险。

第六十七条  票据管理

一、财务部门应建立票据管理台账,对票据购买、保管、领用、注销等工作实行职责分离。票据应由专人保管,出纳不得保管未使用或已使用完毕的收据和发票。

二、签发、转让和收取的票据应符合相关票据管理规定,票据应及时入账进行会计核算。对收取的重要票据,应留有复印件并妥善保管。

三、单位应加强对各类票据的审核,应通过电话查询或网络查询等方式加以查验,不得开据和报销假发票。大额发票应附明细单。

四、作废的票据,应当按规定予以保存。对超过法定保管期限可以销毁的票据,按照规定程序进行销毁。

五、发现票据遗失以及款项支付错误等各种差错时,应及时通知相关领导和部门,并采取补救措施以避免损失。形成损失的按照有关管理制度追究相应的责任。

六、财务、审计部门要对票据的申领、使用、缴销情况进行定期清查,加强对票据管理过程的监督。

第三章       财务报告控制

第六十八条  财务报告是指以单位名义向有关部门报送的各种报表以及向单位内部公开的各种财务信息,包括财务预算报告、决算报告、课题经费财务报告、财务损失处理报告、政务公开的财务信息以及各种财务统计报告等。

第六十九条  单位法定代表人以及分管领导要加强对财务报告工作组织领导。财务部门要认真组织协调人事、资产、科技等相关部门,共同做好财务信息资料的收集、整理及报告的起草等工作。其他部门要按照统一部署完成职能范围内的工作,协助做好相关报告准备工作。

七十  财务报告流程控制

一、报告准备。财务部门组织相关部门对财务收支、债权债务、实物资产等财务报告相关事项进行全面清查,发现差异的应提出清查差异处理意见,报分管领导批准,重大差异报法定代表人或所长办公会批准。

二、报告编制。财务部门组织相关部门按照要求编制财务报表,并提出报表分析报告。

三、报告审核。财务部门负责人在财务报告报送前应对报告的真实性、准确性、完整性进行审核。

四、报告审计。报送前需要审计的,应委托会计师事务所按规定进行审计,并根据审计意见对报告进行调整。

五、报告审批。编制完毕的报告应先后报财务负责人和法定代表人审批并签章印章管理部门根据领导签批意见盖章。

六、报告报送。相关部门负责按照要求对外报送,并对报告披露的信息负责。

七、报告存档。财务报告由财务部门按《中国科学院文书档案建档规范》存档保管。

第七十一条  各单位应建立财务报告管理制度,明确财务报告特别是信息公开的范围和责任,规范财务报告行为。

第七十二条  财务报告应该口径一致,来源一致,不得随意调整。已经对外报送的财务报告,除根据主管部门审核意见进行修改外,原则上不得自行修改。如发现错误确需修改,必须由对外报告责任人详细说明修改理由,报审批后才能更改。

第七十三条 财务报告应按要求对单位重要的科研管理情况、重要投资项目经营情况、重大的经济纠纷和诉讼事项以及存在的各种风险和问题进行必要的说明。发生贪污、挪用公款等刑事案件以及其它重大经济诉讼案件和重大财产损失的,必须按规定及时向主管部门报告。

第四章         内部控制监督与评估

第七十四条  内部控制监督与评估是指对内部控制建设和执行情况所进行的监督,以及对内部控制制度完整性、符合性和有效性的自我评估或委托社会中介机构所进行的评估。

第七十五条 法定代表人或指定分管领导负责领导与协调内部控制监督与评估工作。监察审计部门负责内部控制日常监督,负责组织对内部控制系统完整性、符合性和有效性进行评估。

第七十六条  内部控制监督检查人员有权参与、列席、组织有关会议,查证有关合同协议、档案等,听取有关部门和人员的报告。

第七十七条  单位应完善内部控制评估办法,定期进行内部控制评估。评估重点包括内部控制制度合规性、合法性、完整性,内控制度执行的符合性、有效性,机构、岗位设置及人员配备合理性等。

第七十八条  对内部控制监督与评估中发现的重大决策失误、未履行规定的审批程序和不按规定执行的部门与人员,应当按照有关规定追究相应的责任。对非正常损失的要认真查明原因,并按照规定处理。

第五章         附 则

    第七十九条  本规范由中国科学院条件保障与财务局负责解释。