一、报销范围
报销范围包括会议住宿费、会议伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费和其他费用等。
二、材料准备
1.网上填报的日常业务报销单。
2.根据所办会议的不同，在OA网络办公系统中填报的学术/非学术/校内单位自办会议的会议申请（备案）表。
3.会议通知（包含加盖公章的会议议程）。
4.参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）。
5.会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料。
三、会议综合定额标准
1.综合定额里的其他费用包含会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具，医药费等。
2.会议费实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。对于不安排住宿的会议，综合定额按照扣除会议住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
四、注意事项
1.交通费。
（1）对确应工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，可在差旅费中报销，也可在会议费中报销。
（2）费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额。
2.会议用餐不上烟酒、高档菜肴，会议会场一律不摆花草，不制作背景板。严禁以任何名义发放纪念品，不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观。
3.不能借会议名义组织会餐或者安排宴请。会议报销发票应和会议时间地点相关。
4.结算清单。
（1）会议以自助餐形式为主，如果使用桌餐，需要提供菜单。
（2）交通费，需要清单，包含用车时间，用车人，用车费用标准（按趟计/按时间计/按距离计等），金额。
（3）其他各类发票清单都应有品名（事项），单价，数量，金额。
5.委托会务公司办会应注意：
（1）对于较大规模的会议可委托具有相应资质的会议公司开展会议服务。
（2）委托会议公司承担会议应签订会议服务合同并按照合同据实结算会议服务费用。
（3）委托服务合同、费用结算明细表和合规发票作为会务支出的报销凭证。
（4）由会议公司代收取的注册费、会务费，必须全额转入学校财务，同时提供手续齐全的收入清单，由学校统一开具发票。
（5）会议收取的注册费、会务费、资助费等必须用于本次会议费支出，不足部分从相关经费中列支，有结余的，结余款可用于后续会议的补助支出。
五、相关政策制度
请参阅《中国科学技术大学会议费管理办法（试行）》的通知(校财字[2016]163号) 等相关文件执行。
